كيفية تسجيل النفقات وتعديلها في توب طلة

أهمية تسجيل النفقات:

مراقبة التكاليف: تسجيل النفقات يسمح لك بمراقبة كلفة عملك بشكل دقيق لتحليل كل تفاصيل النفقات ومعرفة أين تنفق معظم الأموال وما إذا كنت تحتاج إلى اتخاذ إجراءات لتقليل التكاليف.

تقدير الأرباح: من خلال تسجيل النفقات بدقة، يمكنك حساب الأرباح الصافية بسهولة. هذا يساعدك في تقدير مدى نجاح عملك وتحديد الزمن الأمثل لتحقيق الربح.

ضمان الامتثال المالي: تسجيل النفقات يساعد في الامتثال المالي ودفع الضرائب. ويمكنك توثيق النفقات بدقة والاستعداد للتقديم الضريبي بكل ثقة.

خطوات تسجيل النفقات:

يتم تسجيل النفقات بثلاث طرق:

1 - زر "مسح QR كود":

ضمن القائمة الرئيسية اضغط على قائمة "نفقات"، وضمن القائمة الثانوية اضغط على قائمة "مصاريف عمل"، ثم ضمنها في صفحة "نفقات"، انقر على زر "مسح QR كود" في الزاوية اليسرى العليا ليتم فتح الكاميرا

 وبعد توجيه الكاميرا نحو رمز الاستجابة السريعة (QR Code) الموجود على فاتورة النفقة أو الإيصال. 

ستقوم تقنية التعرف على الرمز بقراءة المعلومات وإدخالها تلقائياً في النموذج المخصص لتسجيل النفقة أي ضمن صفحة "أضف نفقة".

قد تحتاج إلى تحرير أو إكمال بعض التفاصيل إذا كان هناك معلومات مفقودة أو غير صحيحة.

وعند التأكد من تعبئة المعلومات المطلوبة ضمن صفحة "أضف نفقة"، انقر على زر "حفظ" للحفظ والخروج من الصفحة ليتم تسجيل النفقة وجعلها متاحة للمراجعة في أي وقت، أو انقر على زر"إغلاق" للخروج دون الحفظ.

2 -  زر "+ أضف جديد":

ضمن القائمة الرئيسية اضغط على قائمة "نفقات"، وضمن القائمة الثانوية اضغط على قائمة "مصاريف عمل"، ثم ضمنها في صفحة "نفقات"، انقر على زر "+ أضف جديد" في الزاوية اليسرى العليا

3 - قائمة "إجراءات سريعة":

ضمن القائمة الرئيسية اضغط على قائمة "نفقات"، وضمن القائمة الثانوية اضغط على قائمة "مصاريف عمل"، ثم ضمنها في صفحة "نفقات"، وفي الزاوية اليسرى العليا انقر على قائمة "إجراءات سريعة" واختر "أضف نفقة" من هذه القائمة.

وبعد اختيار زر "+ أضف جديد" أو قائمة "إجراءات سريعة"، سيتم فتح صفحة "أضف نفقة"

ستحتاج إلى تعبئة معلومات النفقة المذكورة تالياً:

فئة النفقات: هنا يتم تصنيف النفقات حسب الوصف المناسب لما تم دفع المبلغ من أجله.

مثال: "دعاية وإعلان" يتم اختيار هذه الفئة بحال الحاجة لصرف مبلغ من أجل إعلان جديد بعد إضافة خدمة جديدة للصالون.

الموظف: لا تظهر هذا القائمة في جميع حالات الإنفاق، بل تظهر فقط في حال اختيار نفقة متعلقة بالموظفين.

مثال: عند اختيار "أجرة عمال" ضمن قائمة "فئة النفقات" ستظهر قائمة "الموظف" ليتم تحديد اسم الموظف الذي صرف له المبلغ.

مورد الأعمال: هو مزود الخدمة المسؤول عن توفير المواد والمنتجات الضرورية أو حتى الصيانات الدورية للأجهزة في الصالون.

لا تظهر هذه القائمة في جميع حالات الإنفاق، بل تظهر فقط في حال اختيار نفقة متعلقة بمزود خدمة لا يعمل لدى الصالون. حيث هنا يتم اختيار اسم من القائمة المنسدلة التي تحتوي على أسماء موردي الأعمال المعرفين مسبقاً ضمن تطبيق توب طلة.

مثال: عند اختيار "مواصلات" ضمن حقل "فئة النفقات" ستظهر قائمة "مورد الأعمال" ليتم تحديد اسم المورد الذي صرف له المبلغ لقاء توصيل المواد والمنتجات إلى الصالون وتوزيعها بشكل منتظم.

+إضافة مورد: لا يظهر هذا الزر في جميع حالات الإنفاق، بل يظهر فقط في حال اختيار نفقة متعلقة بمزود خدمة، ويمكن اختيار النقر على هذا الزر في حال عدم وجود اسم مورد الأعمال مسبقاً ضمن قائمة "مورد الأعمال".

حيث بالنقر على هذا الزر سيتم فتح صفحة "إضافة مورد" ويجب تعبئة كافة المعلومات المتعلقة بمورد جديد، وعند الانتهاء وحفظ المعلومات ستتم العودة لصفحة "أضف نفقة" للمتابعة بإضافة النفقة، حيث الآن سيظهر اسم المورد الجديد ليتم اختياره ضمن القائمة المنسدلة لمورد الأعمال.

الوسوم: هي عبارة عن علامات أو عبارات تساعد في تعيين معنى معين أو وصف أوضح للنفقة. حيث أن الوسوم يمكن أن تكون مفيدة لتصنيف النفقات بشكل أفضل وتحليلها لاحقاً.

يتم تحديد الوسوم بالاختيار من القائمة المنسدلة في حال تعريفها من قبل أو تسجيل عبارة جديدة في حال عدم ملائمة العبارات المذكورة سابقاً مع الحاجة الجديدة.

مثال: يمكنك تسجيل وسم "تكاليف استئجار المساحة التجارية التي يوجد بها الصالون" لشرح نفقة "إجارات" المختارة ضمن قائمة "فئة النفقات". 

قيمة الضريبة: هنا يتم تسجيل مبلغ الضريبة على النفقة. والتي هي القيمة المضافة على مبلغ الخدمة أو المادة التي تحتاجها أو تشتريها لصالونك.

مع العلم أنه بعد تسجيل قيمة الضريبة وحفظ معلومات النفقة وإغلاق صفحة "أضف نفقة"، سيتم تلقائياً اقتطاع هذه القيمة من المبلغ الإجمالي لهذه النفقة وتسجيل الباقي تحت مسمى "المبلغ الجزئي" في سجل هذه النفقة ضمن صفحة "النفقات".

مثال: المبلغ الإجمالي (2000 SAR) – قيمة الضريبة (300 SAR) = المبلغ الجزئي (1700 SAR)

اعتمادا على نسبة الضريبة المعترف عليها 15%

كيفية تعديل النفقات في توب طلة:

ضمن القائمة الرئيسية اضغط على قائمة "نفقات"، وضمن القائمة الثانوية اضغط على قائمة "مصاريف عمل"، ثم ضمنها في صفحة "نفقات"، اختر سجل النفقة المراد تعديل معلوماتها ثم انقر عليه.

ليتم فتح صفحة "تعديل النفقة"، حيث بإمكانك تعديل أي من معلومات النفقة وحتى الصورة.

وعند الانتهاء انقر على زر "حفظ" للحفظ والخروج ، أو انقر على زر"إغلاق" للخروج دون الحفظ.

تسجيل النفقات في تطبيق توب طلة هو أمر بسيط وضروري لإدارة صالونك بنجاح. يمكن أن يكون لهذه العملية تأثير كبير على أداء عملك وتحقيق الأرباح.